Automatize processos com RPA

RPA e seus bots...

Eles não erram, não se cansam, interagem com qualquer sistema, são cinco vezes mais rápidos que um humano e não custam tão caro assim.

Vem crescendo cada vez mais, nas empresas, o uso de diversas ferramentas que melhoram o desempenho e a produtividade, com agilidade e redução de custos. O Robotic Process Automation, conhecido como RPA, é um conceito de tecnologia da informação que está no centro das estratégias de transformação digital da maioria das companhias, já que permite automatizar processos de forma fácil e rápida, eliminando a intervenção humana.

O RPA permite a troca de informações entre sistemas sem a necessidade de uma interface entre eles, capturando informações em qualquer site ou aplicação e navegando como se fosse um usuário comum.

A empresa cria seus próprios robôs, ou “bots” para automatizar qualquer processo, e geram uma redução que pode chegar a 40% em relação a atividade humana. Os bots são softwares que executam tarefas previamente definidas, configuradas e controladas pelo usuário, e que podem interagir com qualquer sistema ou aplicativo como se fosse um ser humano, executando partes ou atividades inteiras de processos até cinco vezes mais rápido, com menos erros e total rastreabilidade das ações.

Aplicações em quase tudo

As aplicações são muitas, e podem ser usadas por empresas de qualquer setor em praticamente todas as áreas, incluindo produção, finanças, compras, cadeia de suprimentos (SCM), contabilidade, relacionamento com clientes (CRM) e gestão de recursos humanos (HRM), entre outras

A principal diferença entre o RPA e a automação de TI tradicional é o uso de softwares robôs, que têm a capacidade de se adaptar a mudanças, exceções e novas situações, colhendo e interpretando dados dos processos que os funcionários já operam, manipulando esses dados, gerando respostas e se comunicando com outros sistemas de forma autônoma. 

Um bot pode, entre outras atividades, navegar na web, alimentar sistemas de clientes e fornecedores, extrair e inserir informações de outros sistemas, enviar e receber e-mails, captar e registrar dados de documentos. Pode ser aplicado na elaboração de cadastros de clientes e fornecedores, automatização de consulta de dados no Sintegra, leitura automática dos documentos e validação com bases públicas, consulta de score de crédito e protestos, além de agilizar a entrada, busca e processamento de NF, conciliação de informações, programação de pagamento, escrituração e até a contabilização. 

Em relação ao custo, os valores variam muito de acordo com cada caso, mas o Diretor de Processos e Tecnologia da Quality Way, Marcos A. de Campos, afirma que “uma empresa que deseja iniciar um pequeno projeto de RPA poderá fazê-lo com um investimento de cerca de 60 mil reais por ano, em média”.

Muito mais do que um Robô

Como uma espécie de robô virtual que atua dentro dos sistemas de automação, o RPA faz as atividades rotineiras e deixa os funcionários livres para se dedicarem as atividades estratégicas que exigem análise, planejamento e criatividade. Mas os benefícios de um sistema de RPA não se limitam à redução de custos operacionais. As vantagens se estendem também à facilidade de padronização de processos, escalabilidade do negócio e otimização do tempo, melhorando a produtividade da equipe ao liberar pessoal qualificado para atuar em outras frentes, como no aprimoramento de seus produtos e serviços.

 Outro benefício é a grande redução de riscos, erros humanos, falhas de análise e retrabalho. Ao contrário dos humanos, os robôs de RPA não ficam cansados, não cometem erros e não são afetados por excesso de informação. E há ainda a questão da flexibilidade. Como o RPA pode ser integrado com outros softwares de gestão e aplicado em diferentes escalas, ele pode ser usado por muito mais tempo sem grande investimento adicional.

Conheça as cinco principais tecnologias envolvidas na transformação digital: https://www.qualityway.com.br/transformacao-digital-tecnologias-disponiveis/

Mas será que minha empresa preciso disso?

Se a sua empresa executa processos e tarefas repetitivas, como consulta de dados de cadastro, processos com grande volume de erros, captura de informações em sites ou sistemas externos em grande quantidade e atividades complexas em geral que exigem muita velocidade e atenção, então você é um forte candidato a adotar o RPA.

 “Essa tecnologia será fundamental para empresas que querem aumentar sua eficiência, velocidade no atendimento e reduzir os erros. Quem não adotar essas ferramentas pode perder competitividade e ficar obsoleto”, explica Marcos. Entretanto, ele elenca alguns cuidados importantes para quem deseja iniciar ou aprofundar o processo:

  • Escolher muito bem o que será automatizado – Vemos empresas querendo automatizar uma tarefa feita uma ou duas vezes por mês e deixando de lado aquela que é feita todo dia. Ou escolhendo uma tarefa cuja automação é muito complexa, quando há dezenas de tarefas simples que poderiam ser priorizadas;
  • Escolher a melhor solução para o seu caso – Algumas empresas adquirem a ferramenta primeiro e depois buscam o que automatizar. Aí, descobrem que aquela não era a melhor alternativa;
  • Capacitar a equipe – Construir um robô que irá acessar um site e extrair uma tabela na minha máquina é de fato muito fácil. Porém, conduzir um processo amplo de automação é bem mais complexo e profundo que isso, e exige treinamento;
  • Cuidar da sustentação – Os robôs não ficam doentes, trabalham 24 x 7, não têm emoções e não faltam. Porém, como qualquer sistema, precisam de vigilância e manutenção, e esse recurso deve ser provisionado no projeto;
  • Calcular o custo x benefício – Não faz sentido a empresa optar por essa tecnologia e aplicá-la em uma área ou tarefa pequena, pois fica muito difícil justificar o investimento.

RPA em números

O mercado de RPA ultrapassará US$ 1 bilhão até o final deste 2020;

Até 2021, 90% das médias e grandes empresas terão ao menos um processo apoiado por RPA;

30% das tarefas executadas nas organizações são operacionais e poderiam ser automatizadas com o uso de RPA;

1/5 dos trabalhadores do planeta podem ser substituídos por robôs até 2030, o que não significa desemprego, mas sim trabalho mais qualificado.

Fontes: Gartner, McKinsey & CO e Forrester Research

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