OCR e seus benefícios

Conheça os benefícios do OCR - Reconhecimento Óptico de Caracteres!

O Gartner prevê que o mercado mundial ligado à hiperautomação movimente US$ 596,6 bilhões em 2022, superando os US$ 481,6 bilhões de 2020 e os projetados US$ 532,4 bilhões para este ano. De acordo com a instituição, a hiperautomação já não é mais uma opção, mas uma condição de sobrevivência. E, em um mundo pós-COVID, as organizações serão pressionadas a acelerar ainda mais seus planos de transformação digital.

Saiba mais sobre hiperautomação em: https://www.qualityway.com.br/hiperautomacao-e-rpa-2-0/

Entre as inúmeras tecnologias utilizadas na hiperautomação, estão as ferramentas para automatizar a ingestão de conteúdo, dados de documentos, verificação de assinatura e reconhecimento óptico de caracteres. 

As empresas devem utilizar cada vez mais essas ferramentas para automatizar a digitalização, a estruturação de dados e conteúdo, e a classificação de registros em papel. É aí que entra o OCR.

O que é o OCR?

A tecnologia OCR (Optical Character Recognition), que em português significa Reconhecimento Óptico de Caracteres, reúne ferramentas que convertem documentos digitalizados em dados pesquisáveis ou editáveis, ou seja, transformam imagens de texto em texto real, em um documento que pode ser aberto no bloco de notas, no Word ou no Writer. 

A tecnologia permite converter arquivos em PDF, imagens capturadas por câmera digital ou papéis escaneados em dados que podem ser organizados, classificados, pesquisados e editados.

O software OCR analisa o documento e compara seus caracteres com as fontes armazenadas em seu banco de dados, convertendo imagens de texto em texto puro e editável.

Além da validação de documentos

A tecnologia é aplicável em praticamente todos os setores: bancos e instituições financeiras, cooperativas e meios de pagamento, seguradoras, e-commerce, varejo, escolas, concessão de crédito em geral, telefonia e escritórios de advocacia. 

Segundo Claudio Marte, professor do departamento de Engenharia de Transportes da Escola Politécnica da USP, o OCR tem um largo espectro de utilização, desde o controle e rastreamento de produção na indústria até o setor financeiro e de transportes, passando por tudo que utiliza códigos de barra, QR Codes, sensores e tudo que precisa ser lido e transformado em dados editáveis, de pallets em um armazém à placas de automóveis nas ruas. “Estamos passando do mundo real para o virtual, e uma dessas pontes entre os dois mundos é o OCR, apesar de ela ser uma tecnologia que ainda está amadurecendo e evoluindo.”

Uma aplicação comum é na validação de documentos, por meio da combinação de captura de imagens, extração de informações e posterior consulta a fontes para checar a veracidade das informações. 

No caso do envio e recebimento de dados de um cliente que está distante da empresa, o cadastro é totalmente digitalizado. Os dados das imagens dos documentos do cliente serão extraídos e comparados com as informações fornecidas e, em poucos instantes, o cadastro pode ser aprovado.

Combinada com Inteligência Artificial, a tecnologia OCR permite também verificar se campos de formulários estão preenchidos corretamente. Isso faz com que a empresa tenha contratos, acordos e cadastros classificáveis, podendo ser consultados em bancos de dados digitais, possibilitando a consulta em documentos antigos e inserção de informações adicionais em sistemas, como um CRM, entre outras funções. 

Além disso, os gestores passam a ter um ambiente único para identificar todos os documentos relativos a contratos de compra e venda da companhia, podendo acessá-los com muito mais agilidade.

OCR combinado com outras tecnologias

Danilo Perico, doutor em Engenharia Elétrica e professor nos cursos de Engenharia da FIAP, afirma que as técnicas mais modernas de OCR já utilizam Visão Computacional e Machine Learning, tecnologias em constante aprimoramento. “O OCR também pode ser utilizado como ponto de entrada para uso de textos em tecnologias como o RPA, para detectar o que está escrito em notas fiscais ou em documentos de identificação e, depois, utilizar alguma técnica de IA para extrair dados e tomar decisões automáticas com o uso de Machine Learning.”

Essa integração de tecnologias faz com que uma análise que demoraria minutos seja feita em segundos, e torna atividades como análise de crédito, formalização e validação de documentos totalmente automática, reduzindo custos, retrabalhos e erros humanos.

“A tecnologia OCR foi uma das primeiras formas de colocar sensores nas coisas. Ela permite que um grande volume de imagens seja captado e convertido em informações. Para que toda essa informação seja analisada, processada e utilizada de alguma forma, entram a IoT, o BPM, a IA e outras tecnologias que permitem que isso aconteça”, explica Claudio Marte.

Saiba mais sobre RPA: https://www.qualityway.com.br/automatize-tarefas-repetitivas-com-rpa/

Benefícios

O OCR pode facilitar e agilizar, entre outras coisas, a inserção de informações em cadastros e formulários, buscas internas por palavras-chave, alteração e atualização de conteúdo de documentos, incorporação de informações em sites ou sistemas internos. Confira os principais benefícios:

  • Mais agilidade: preenchimento dos campos de um documento automaticamente, por meio de uma imagem;
  • Escalabilidade, já que dados não precisam ser digitados manualmente;
  • Melhor organização no armazenamento dos arquivos e facilidade para acessar, compartilhar ou atualizar as informações digitalizadas;
  • Melhor experiência do cliente para preencher campos e fazer cadastros;
  • Redução de custos devido ao aumento da produtividade, economia de espaço e eliminação de retrabalho;
  • Segurança: além da redução de erros, reduz-se os riscos de extraviar documentos impressos;
  • Sustentabilidade: redução do uso de papel e economia de espaço;
  • Reforço no combate a fraudes: o Compliance terá mais agilidade e precisão ao checar problemas na rotina interna da companhia.

Quanto custa?

Existem muitas ferramentas gratuitas e pagas disponíveis no mercado, e o custo vai depender do nível de personalização e suporte desejados.

As empresas podem também contratar equipes para desenvolver soluções específicas e personalizadas. “A empresa deve testar os softwares de OCR antes de adquiri-los. Assim, opta pela ferramenta que melhor se adequa às suas necessidades. Existem muitos fornecedores, desde empresas grandes e conhecidas como Adobe, Google ou IBM, que podem oferecer soluções mais completas e já integrando OCR, IA e RPA, até desenvolvedores autônomos. O importante é contratar uma empresa séria e com experiência no assunto”, recomenda o professor Danilo.

Para quem vai iniciar o processo de implantação de OCR, primeiro é preciso ter um modo de entrada do documento para o computador, o que pode ser feito por meio de um scanner, uma máquina fotográfica digital, um celular ou outro dispositivo que digitalize o documento. 

A imagem do arquivo deve ser nítida e em boa resolução. Arquivos com sombras ou partes escuras dificilmente serão reconhecidos pelo sistema. 

Atenção especial deve ser dada também a detalhes como alinhamento do texto na horizontal, evitar fundos coloridos e procurar gerar imagens com resolução de 300 dpi.

Tendências

Entre as principais tendências para essa tecnologia, em um futuro não muito distante, está a integração com aplicativos mobile, que promete revolucionar a experiência do consumidor, e a prevenção a fraudes com apoio de IA, permitindo que as empresas consigam cruzar um número muito maior de informações para identificar possíveis situações de risco.

A tecnologia pode reduzir ao máximo as chances de as empresas terem prejuízos com análises de crédito imprecisas, erros internos ou falta de aderência às regulamentações locais. Tudo isso faz do OCR uma importante ferramenta para tornar as empresas e seus serviços mais confiáveis e competitivos.

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