BPM, BPMS orquestrador de processos

BPM

O BPM (Business Process Management) é uma metodologia usada para sistematizar processos e aumentar a eficiência em uma organização. Por meio de gráficos e relatórios é possível visualizar com mais clareza informações como o fluxo de operações, a ordem em que as atividades são realizadas e a conexão entre elas.
É uma disciplina de gestão, cuja tradução mais próxima seria Gestão por Processos, que olha a empresa de forma horizontal, com foco nos processos e não nos departamentos, como na gestão verticalizada. Uma gestão que favorece a visão do todo, por todos os envolvidos em cada etapa, do pedido até a entrega do produto, envolvendo todos os departamentos e integrando seus processos.

BPMS

O BPMS (Business Process Management System) é o software que vai reunir, em uma única ferramenta, todos os recursos para colocar em prática o BPM.
São programas que, por meio de planilhas, módulos e outros recursos, vão integrar fornecedores, clientes, parceiros e funcionários e automatizar todo o fluxo de informações e ações entre os departamentos. 

Um bom exemplo é a contratação de um novo colaborador. Quando o RH digitaliza os seus documentos e os cadastra em uma ferramenta BPMS, todos os outros departamentos serão acionados para realizar a ação correspondente: exame médico, confecção de crachá, integração e treinamentos, acesso a sistemas, etc. Tudo isso sem ter que enviar vários e-mails para cada uma das áreas.

Implantar BPM em uma organização, portanto, é um conceito superior e anterior à compra e instalação de um sistema ou ferramenta BPMS. 

É possível implementar a gestão por processos independentemente de um software. Significa voltar o negócio para o cliente e enxergar os processos da organização, por isso implica em uma mudança cultural anterior. 

Cristiano Uniga Bajdiuk, coordenador acadêmico do MBA em Business Process do Centro Universitário FIAP, considera que a automação de processos está muito conectada às transformações tecnológicas, mas também às burocráticas e culturais. “No Brasil, há algumas barreiras a essas transformações, pois muitos profissionais estão em uma zona de conforto. Não querem mapear, analisar e questionar o próprio trabalho, seus processos e a maneira como os executam, por medo de se sentirem obsoletos ou de serem substituídos por uma máquina ou software.”

iBPMS

O iBPMS (Intelligent Business Process Management Suites) expande o conceito de BPMS pela adição de funcionalidades. 

Segundo o Gartner “é a evolução natural do mercado de BPMS, adicionando mais recursos para maior inteligência nos processos de negócios. Recursos como validação (simulação de processo, incluindo “e se”) e verificação (conformidade lógica), otimização e a capacidade de obter informações sobre o desempenho do processo foram incluídos em muitas ofertas de BPMS por vários anos. Os iBPMSs adicionaram suporte aprimorado para colaboração humana, como integração com mídia social, tarefas de processo habilitadas para dispositivos móveis, análise de streaming e gerenciamento de decisões em tempo real”.

Benefícios

O BPM pode ser implantado em qualquer empresa, já que o processo de transformação que estamos vivendo obriga quase todas a se tornarem mais ágeis, reinventarem processos internos e investirem na digitalização. 

Os benefícios vão desde eliminar desperdícios e otimizar os processos, gerando mais lucratividade e retorno sobre o investimento, até entregar mais valor para os clientes. Uma grande vantagem é para as empresas em que os processos ainda são informais, que ocorrem por meio de comunicados internos, e-mails e são controlados por meio de planilhas. Isso dificulta o rastreamento e a identificação de em quais etapas os processos se encontram, quem é o responsável, se prazos e orçamentos estão sendo cumpridos ou se há falhas.

Uma solução de BPM permite que tudo isso seja monitorado de forma precisa, rápida e simples. Segundo o Gartner, em 2024 as organizações reduzirão os custos operacionais em 30% ao combinar tecnologias de hiperautomação com processos operacionais redesenhados.

Benefícios do BPM

  • Redução de falhas, retrabalhos, gargalos e custos;
  • Processos mais simples, eficientes e ágeis que podem ser testados antes;
  • Melhor gerenciamento de riscos;
  • Adequação a regulamentos de conformidade;
  • Melhora nos níveis de atendimento ao cliente;
  • Melhorias de produtividade, pontualidade e qualidade;
  • Fácil identificação de problemas, monitoramento e visibilidade das operações;
  • Implantação de novos projetos mais rapidamente.

 

A implantação do BPM não é um evento único, mas de melhoria contínua. De tempos em tempos, deve haver revisões e detecção de necessidades de aprimoramento, eliminando gargalos e agregando tarefas. Por isso, no início é importante definir bem os objetivos e investir em uma consultoria de arquitetura de processos. “Ao escolher um fornecedor, leve em conta o tempo de atuação no mercado, a reputação e quanto ele está conectado com o seu segmento e com as tecnologias que vão impactar no seu negócio”, recomenda o professor Cristiano.

As ferramentas BPMS

Existem inúmeras ferramentas BPMS, utilizadas para as mais diversas e variadas finalidades, empregadas para mapear, automatizar e otimizar processos. São softwares que fazem desde documentação até simulação de processos, passando por organização de tarefas, gestão de informações, comunicação, modelagem, controle e execução de processos, controle de custos, reengenharia e gestão de riscos, entre outras funções. 

A maioria possui recursos como criação de gráficos e diagramas coloridos, fluxogramas, organogramas e uma série de outras formas de sistematizar processos, permitindo a criação de documentos que podem ser exportados em formatos como XML, JPEG, PDF ou RTF. Muitas possuem recursos integrados, como OCR/ICR, chat, Whatsapp, videochamadas, geolocalização, criptografia de dados e assinatura digital de documentos, tudo funcionando via web e em nuvem, sem necessidade de fazer download ou instalação.

As opções são muitas e, na hora de escolher, é importante levar em conta detalhes como a experiência do usuário, a capacidade de gerar documentação de acordo com a sua necessidade, a integração com outros sistemas, o nível de suporte e a acessibilidade por toda a equipe.

Como Implantar

A implantação começa por conhecer em detalhes como seus processos funcionam. É preciso fazer um mapeamento, identificar as falhas, eliminar desperdícios e desenvolver melhorias. Parece simples, mas esse é o passo inicial e principal para adotar uma ferramenta BPMS adequada à sua realidade. 

Empresas que enfrentam problemas de retrabalho, desorganização, custos altos, reclamação de clientes, falta de padronização, burocracia, falhas de comunicação e falta de inovação são fortes candidatas a adotar uma plataforma de gestão por processos. 

Para Cristiano, é preciso saber a hora de parar o mapeamento. “Esse processo é contínuo, demanda muito trabalho e deve ser reavaliado periodicamente, mas algumas empresas se perdem no processo de mapeamento. Uma hora é preciso parar, testar e implantar o que é necessário, e não ficar mapeando para sempre.” 

O passo a passo de implantação do BPM

  1. Analisar e identificar falhas e oportunidades de melhoria nos processos;
  2. Corrigir as falhas identificadas remodelando cada etapa;
  3. Testar na prática o novo modelo;
  4. Implementar os novos métodos;
  5. Acompanhar e monitorar os resultados.

Conheça nossos cases de implantação de Gestão por Processos e BPMS. Acesse: https://www.qualityway.com.br/cases-sucesso/

Saiba mais...

CBOK – O BPM CBOK é o Corpo Comum de Conhecimento do BPM, livro que reúne todo o conhecimento consolidado sobre o assunto. É sempre atualizado e serve de guia para profissionais da área.
Acesse aqui: https://www.abpmp-br.org/produto/guia-para-bpm-corpo-comum-de-conhecimento-bpm-cbok-versao-4-0/

“Business Process Management – The Third Wave”
A obra de Peter Fingar e Howard Smith é considerada um divisor de águas nas metodologias de otimização dos processos e, por isso, é um dos livros mais respeitados pelos profissionais de BPM. Suas técnicas são aplicadas nas maiores empresas do mundo. 

ABPMP – Association Of Business Process Management Professionals
A ABPMP Internacional é uma organização profissional, sem fins lucrativos, independente de fornecedores, dedicada ao avanço dos conceitos de gestão de processos e suas práticas. É uma organização criada, orientada e conduzida por profissionais de BPM.
https://www.abpmp-br.org/

Diversas soluções em Consultoria Empresarial

Segundo Marco Campos, Diretor de Tecnologias da Quality Way, a ferramenta BPMS é um grande orquestrador dos processos da empresa. Pode estar conectado à várias outras ferramentas e sistemas legados, mas não deve assumir funções que não lhe cabem, sob pena de gerar ineficiência e lentidão na gestão do negócio.

Acesse também:
https://www.qualityway.com.br/gestao-por-processos/
https://www.qualityway.com.br/ferramenta-digital-bpms/

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